Dicas simples para reuniões mais produtivas
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Efetividade.net é a sua fonte de informações originais e atualizadas sobre produtividade pessoal,
efetividade, lifehacking, GTD e truques espertos para o seu dia-a-dia. Leia também:
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Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!
E se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!
- Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
- Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
- Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
- Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
- Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva - mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunião.
- Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
- Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com você.
- “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
- Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
- Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.
- Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.
A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração prevista e local
- Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
- tópicos agendados
Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração e local em que se realizou
- Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
- Tópicos discutidos e decisões tomadas
- Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável
Não esqueça: se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!
Luciano Pacheco comentou:
em July 31 2006 @
Putz… nas reuniões em clientes e parceiros que eu tenho ido como o pessoal é amador para orgarnizar-se !
Como eles que “gerenciam” a reunião não tomavam a iniciativa de criar uma ata ou documentar a reunião, e eu normalmente como prestador de serviço acabava por refazer trabalhos, desenvolvi meu formato de ata. :)
Eu anoto o nome de todos e pego e-mail das pessoas principais (pelo menos 1 de cada empresa).
Com isso eu faço uma Ata com os assuntos e decisões e enviou a todos os e-mails que eu possuir relativos a reunião.
No final do e-mail eu adiciono um parágrafo mais ou menos assim:
“Caso eu tenha esquecido algum assunto, ou haja alguma informação incorreta, responda nesse e-mail a todos.”
Ou seja, se ninguém responder ao e-mail é como se tivesse assinado a ata. ;)
Todas as reuniões que eu fiz essa ata eu não tive nenhum problema.
Essa é minha dica. :)
Até mais.
ana meyre alves de almeida comentou:
em August 7 2006 @
gostaria de saber se precisa deixar espaço entre uma linha e outra, quando for rdigir uma ata no livro próprio.
Alexandre Sousa comentou:
em August 9 2006 @
A respeito da dúvida da Ana Meyre Almeida. A resposta é que não uma ata “deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.
Para que isso deve ser escrita:
- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
- sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- números por extenso;
- sem emendas ou rasuras;
- sem uso de corretivo;
- com emprego do verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. ”
Para maiores informações veja afonte dessas dicas: http://www.mp.rs.gov.br/fundacao/pgn/id270.htm
Ana Karla comentou:
em June 8 2007 @
Gente,
preciso urgente de uma dica do melhor dia e horario para se fazer uma reuniao de metas…onde sao definidas as metas mensais da empresa…Atualmente fazemos nas terças,sempre as 8:30h.
Não costumo voltar pauta para quem chega atrasado.
Eliel comentou:
em August 29 2007 @
Quanto ao questionamento da Ana Karla, digo que é uma escolha pessoal do administrador.
Procure observar o melhor horário, ajustá-lo á mais ou à menos, para que todos estar presentes.
Terça-feira considero um excelente dia.
» Modelo de ata - Desempenhe o secretariado de reuniões com efetividade - Efetividade.net comentou:
em September 13 2007 @
[...] Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo Dicas simples para reuniões mais produtivas. [...]
Cintia comentou:
em November 12 2007 @
Estou precisando de um modelo de relatório simples, para o começo de uma reunião…
Flavio comentou:
em December 3 2007 @
Modelo de pauta:
http://www.diyplanner.com/node/4882
Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões « Efetividade.net comentou:
em December 13 2007 @
[...] Já abordamos a efetividade nas reuniões em artigos recentes, como o que fala da importância das atas e registros, o que trata de como começar e terminar reuniões na hora marcada, e o de dicas simples para reuniões mais produtivas. [...]
Cézar Carrijo comentou:
em January 16 2008 @
Bom Dia. Faço parte de uma igreja, cujo livro de ata com páginas numeradas é registrado em cartório. Gostaria de saber a forma de tornar as atas oficiais, digitando em formato world, para que as mesmas tenha o reconhecimento como as escritas no livro.(porque digitar seria mais prático). Obrigado
Lilian Zanini comentou:
em January 22 2008 @
Olá, primeiramente meus parabéns pelo site, além de possuir uma ótima estrutura, sua eficácia e ajuda são indiscutíveis.
Assim como Cézar Carrijo, tenho essa dúvida em relação a elaboração das atas. O livro oficial é excelente, porém exige muita atenção e cuidado, pois a edição nos toma muito tempo. Há alguma outra forma de realização de atas, que sejam mais práticas e rápidas, mas que tenham o mesmo valor significativo?
Agradeço desde já!!!
Nagüeva » Clareza(e cautela) no discurso com clientes comentou:
em February 8 2008 @
[...] Dicas simples para reuniões mais produtivas [...]
Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade « Efetividade.net comentou:
em February 15 2008 @
[...] Dicas simples para reuniões mais produtivas - “(…) Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado.” [...]
Marcelo Otto comentou:
em February 27 2008 @
Faltou falar sobre os horários mais produtivos para se fazer reuniões com base em nosso relógio biológico, como por exemplo evitar ao máximo reuniões por volta de 14hrs ou logo após o almoço, momento do dia em que o corpo fica mais letárgico, menos propício para concentração e criatividade. Já pela manhã a capacidade cognitiva aumenta e facilita a aprendizagem!
rosemari wangradt comentou:
em March 7 2008 @
gostei muito desta página. Atualmente estou secretariando muitas reuniões e as vezes fico muito perdida em tantos desvios que toma uma reunião fugindo do tema principal.
Gica comentou:
em March 13 2008 @
Olá,
Gostaria de uma frase para colocar no final da pauta, que descrevesse a importância de não fugir do assunto e cumprir o tempo de cada assunto da pauta…
Tenho muito problema com isso, as pessoas falam sobre assuntos que não estão na pauta e sempre ultrapassam o limite de tempo de cada assunto
souza comentou:
em April 6 2008 @
Muito bom o blog, vou indicá-lo no meu site!!!
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deise martins comentou:
em April 10 2008 @
preciso fazer uma ata, para captação de recursos entre os alunos para formatura..definindo valores..quem será tesoureiro…
ATAIDE » Blog Archive » Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade comentou:
em May 3 2008 @
[...] Dicas simples para reuniões mais produtivas [...]
Rubens comentou:
em May 9 2008 @
Faz todo o sentido seu post, percebo pela experiência pessoal que tenho na minha empresa: algumas reuniões são altamente produtivas (e geralmente são mais rápidas também). Já outras…
Rafaela comentou:
em June 10 2008 @
A ata enquanto um documento probatório de registro de demandas e tomadas de decisões é considedrada como um documento público???? o formato que vcs fornecem esta com base em alguma norma ou segue orientações de algum texto normativo???? estou produzindo uma manual para padronizar a produção dos documentos da empresa, entre eles esta a ata, logo preciso registrar o “Como fazer” e citar uma referencia seja legal, seja normativa nacional. POdem me ajudar???/ Att Rafaela
Sdruvss comentou:
em June 18 2008 @
A maioria das reuniões são absolutamente desnecessárias e inúteis, estamos em outros tempos, em um mundo globalizado. Aprendam a utilizar os recursos da internet e esqueçam todas estas recomendações de pauta, ata, etc.
1. Implementem fóruns corporativos para conduzir seus projetos. São de graça e substituem a maioria das reuniões de trabalho. Os fórums funcionam até como repositório de documentos e bases de dados de conhecimento;
2. Utilizem o MSN quando o assunto for muito “quente”. Transcrevam as decisões para o fórum. Utilizem a webcam se necessário;
3. Se você gosta de falar e não de escrever, grave um vídeo na webcam e publique no fórum. Mesmo quem não te ouviu, vai poder te ouvir depois;
4. Esqueçam as reuniões de trabalho, atas, pautas e todas estas baboseiras e só promovam reuniões “sociais”, ou seja, para jogar conversa fora e melhorar o ambiente da empresa.
Gente, nós estamos em 2008. O mundo é outro!
Arlete Linn comentou:
em July 13 2008 @
Quero saber o que devo fazer quando um livro ata termina e vou começar um novo.
Tenho que terminar o atual e iniciar o novo,ou não preciso terminar e tenho que continuar a numeração da ata anterior?
desde já agradeço…
Ass: Arlete Linn
francisco dacambane jose comentou:
em August 10 2008 @
ficava muitas vezes a transcrever a reuniao,agora ja singrei obrigado pelas dicas,vamos todos pela graca do senhor contribuir para melhor formacao do homem novo,quem queira enviar mais dicas ,amizades ,meu e-mail fdacambane@yahoo.com.br
fernanda dryellemn comentou:
em August 29 2008 @
eu muito bom ter um site assim com tantas op;oes
adriana comentou:
em August 31 2008 @
Discordo de Sdruvss quando escreve que as reuniões só devem ser sociais. A comunicação pela internet por meio de fóruns, e-mails, msn, webcams e etc. não substitui a reunião presencial. Claro que a tecnologia não deve ser disperdiçada e as reuniões devem ser marcadas apenas quando são imprescindíveis, e não para passar informes ou fazer discussões mais teóricas.
Dependendo do ambiente de trabalho, principalmente se for na esfera pública, as atas são documerntos obrigatórios, muito importantes do ponto de vista jurídico e insubstituíveis.
Marcelo comentou:
em August 31 2008 @
Sdruvss, voce está correto(a). Estamos em 2008 e temos recursos de sobra hoje em dia para recebermos informações e compartilharmos dados. Reuniões na empresa, somente para tomar decisões e para isto bastam 30 minutos no máximo, considerando que somente as pessoas corretas são convocadas.