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Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática - ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!

E se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!

• Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
• Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
• Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
• Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
• Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva - mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.

Veja abaixo mais dicas, e um guia sobre como escrever boas pautas, atas e minutas de reunião.

» Leia o restante do artigo “Dicas simples para reuniões mais produtivas”

Delegar tarefas é importante, mas uma das primeiras coisas que se aprende a este respeito é que ao delegar você nunca transfere a responsabilidade pelo resultado - apenas compartilha. Assim, ao delegar algo que estava na sua agenda, é importante continuar acompanhando e certificar-se de que esteja sendo feito.

O método descrito abaixo pode ser facilmente adaptado para quem controla suas tarefas usando fichas em um “tickler file” como o da foto acima (proposto pela metodologia GTD, de David Allen), e dá mais trabalho para quem usa uma agenda tradicional em papel. Mas vou descrevê-lo da forma como uso, no software Agendus (no Palm). Dica: Se você usa a agenda do próprio Palm, pode usar os mesmos passos que eu descrevo abaixo, apenas adaptando-os.

Ao final do processo, você pode passar a ter uma agenda organizada como a acima, com cores diferentes para as suas próprias pendências e aquelas que você delegou.

» Leia o restante do artigo “Mantendo o controle das tarefas que você delega (atualizado)”

Nos últimos anos, a Palm tem marcado mais pontos com os telefones inteligentes da linha Treo do que com sua linha de handhelds. Agora acaba de trazer para o Brasil o Palm TX, em mais uma tentativa de se acertar com os consumidores mais exigentes. Aparentemente, leva chance de conseguir.

O handheld é um clone, à primeira vista bem melhorado, do problemático LifeDrive, até recentemente o modelo mais avançado da empresa na linha de handhelds. Com HD de 4 GB, o LifeDrive é um aparelho pesado e lento para os padrões dos palmtops, e impôs a parte de seus usuários uma rotina de hotsyncs muito complicada por uma instabilidade recorrente.

Sem HD, mas com um slot para cartão SD, o Palm TX é bem mais leve (tem 70 gramas a menos que os 200 do LifeDrive). Também é muito mais rápido, apesar de ter um processador mais lento (312 MHz contra 416). Até agora, não virou alvo da onda de críticas que marcou o LifeDrive desde seu surgimento.

Sem os defeitos óbvios do LifeDrive, o Palm TX tem suas principais vantagens: uma belíssima tela de 320 por 480, brilhante e com ótima definição, que funciona tanto na vertical quanto na horizontal, conexões Wi-Fi e Bluetooth, aplicativos de escritório de primeiríssima linha, como o Documents To Go, capacidade para rodar vídeo e música e facilidade máxima para lidar com fotos.

Em relação ao LifeDrive, mais um ganho: usar redes sem fio ficou bem mais tranqüilo – incomparavelmente mais tranqüilo do que no LifeDrive sem o upgrade 2.0, até agora só disponível para quem usa o Palm OS em inglês, mas não em português. Para arrematar, o Palm TX é mais barato – tem preço recomendado de 1299 reais, contra os 1799 do LifeDrive.

É muito cedo, no entanto, para saber se a Palm realmente está apresentando um produto completamente redondo. Como acontece com muita coisa em tecnologia, só o uso diário permite ver se o que se vê em testes rápidos se confirma depois com um longo uso contínuo.

(a notícia é de Sandra Carvalho, da Info Online).

Leia também: Palm: Testando o teclado universal sem fio da PalmOne

Muitas fotos bonitas de um tema incomum. E algumas delas podem dar boas idéias!

O sempre excelente site 43Folders publicou um artigo com uma dica simples mas prática: não comece seu dia de trabalho checando o e-mail.

Checar o e-mail é muito importante para saber eventuais novas prioridades e mudanças nos diversos contextos em que você atua, mas ao mesmo tempo é um risco de se envolver com novas questões que surgirem, sem dar atenção para as prioridades já existentes.

Eu começo o dia de trabalho verificando a agenda de hoje e de amanhã, o status da lista de pendências deixada no dia anterior e os workflows dos quais faço parte. Em seguida começo a esvaziar a caixa de entrada de e-mails.

E você?

Atualização: Logo depois de publicar este texto, encontrei este outro artigo sobre o mesmo assunto, mas com algumas recomendações adicionais, como escolher no começo do dia quais serão suas tarefas mais importantes, e planejar a estratégia de encerramento do dia.